Gondold át a saját helyzeted
A munkalap mezői segítenek összegyűjteni a témához tartozó saját adatokat.
A levél végén derüljön ki, mi történjen
A levél lezárása tegyen egy dolgot világossá
Egy hosszú üzenet végén könnyen elveszik, hogy a vevőnek mit kell tennie. Nézd meg, valóban szükség van-e válaszra, választásra, adatra vagy időpont-egyeztetésre. Írj egy konkrét kérést, amely a következő munkalépést segíti. Ha az ajánlat elfogadásához még képet kérsz, ne tegyél mellé három másik kérdést is. Ha nincs döntésre szükség, ne kérj visszajelzést csak megszokásból.
A gyakorlathoz használt helyzetben a saját ár, elérhetőség és időpont legyen ellenőrizve, ne vegyél át kitalált mintát valós ígéretként. A következő lépés lehet belső teendő is; nem minden ügyfélkommunikációt kell új üzenetbe fordítani.
Kitalált példa: portréfotózás egyeztetése
Gyenge zárás: „Várjuk a visszajelzését, kérdés esetén állunk rendelkezésére, és hamarosan keresni fogjuk.” Nem derül ki, kinek kell lépnie. Pontosabb: „Kérlek, írd meg, melyik időpont lenne megfelelő a portréfotózáshoz; ezután egyeztetjük a részleteket.” Ez egyértelmű választ kér, és nem ígér szabad időpontot vagy foglalást.
Javítsd a saját mondatodat
A levélzáró gyakorlatban írd le a saját szolgáltatást, közönséget, eredményt és első szükséges adatot, majd a következő teendőt, felelőst és saját vállalt időpontot. Az eredeti levélzárást külön saját jegyzetben hasonlítsd össze ezzel; a lapon nincs külön eredeti szöveg mező. Az eszköz nem küld levelet. A megőrzött szöveget olvasd át, és saját megfelelő csatornádon használd.
Egy mondatban is lehet két külön felelős
A vevő teendője és a vállalkozás saját teendője nem ugyanaz. Írd le külön, mit kell a vevőnek tennie, és ki intézi a belső ellenőrzést. Ha egyikre sincs szükség, a levél ne kérjen felesleges választ. A világos lezárás nem jelent automatikus beleegyezést.